LaFMS (File Management System) namijenjen je katalogiziranju, spremanju, dohvatu i prikazu dokumenata spremljenih u vidu računalne datoteke. Sustav omogućava kategorizaciju dokumenata, dodavanje glavnih značajki dokumenata i ključnih riječi, a sve u funkciji jednostavnijeg pregleda i pretraživanja datoteka i dokumenata.
KOME JE NAMIJENJEN LaFMS?
La FMS sustav namijenjen je svima! Tvrtkama koje centralnom pohranom svih dokumenata, brzom pretragom i uvidom u digitalne sadržaje žele ubrzati sve poslovne procese i na efikasniji način komunicirati između odjela, kao i javnopravnim tijelima koji su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju Republike Hrvatske.
TEHNIČKE KARAKTERISTIKE:
-
Neograničen broj korisnika sustava
-
Pristup s bilo koje lokacije i uređaja
-
Fleksibilan i zakonski usklađen
-
Usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju
-
Spremanje dokumenata na Blockchain
1. Poboljšana organizacija dokumenata
Uz LaFMS više nije potrebno pretraživati i spremati ručno papirnatu arhivu po ormarima i registratorima. Sustav vam omogućuje učinkovito organiziranje i kategoriziranje dokumenata, uz jednostavno lociranje i pristup datotekama uz par klikova mišem.
2. Kontrola verzije dokumenta
LaFMS može pratiti različite verzije dokumenata, osiguravajući uvijek pristup najnovijoj verziji. Ne samo da prati verzije dokumenata već omogućuje usporedbu različitih verzija. To znači da zaposlenici mogu vidjeti specifične promjene, ažuriranja i doprinose svake verzije.
3. Sigurnost i kontrola pristupa
LaFMS sustavi pružaju robusne sigurnosne značajke, uključujući autentifikaciju korisnika, kontrolu pristupa i enkripciju. To znači da se zaštićuju osjetljive informacije i osigurava da samo ovlaštene osobe mogu pristupiti određenim dokumentima.
4. Sukladnost i revizijski tragovi
LaFMS pomaže u održavanju usklađenosti s propisima praćenjem promjena dokumenata i pružanjem detaljnih revizijskih tragova, što znači da tvrtka može lako dokazati svoju dosljednost s pravilima i propisima.
5. Smanjena upotreba papira i ušteda troškova
Digitalizacijom dokumenata, LaFMS ne smanjuje samo potrebu za tiskanjem papira već i troškove povezane s pohranom fizičkih dokumenata.
6. Dohvaćanje i pretraživanje dokumenata
LaFMS sustav ima mogućnosti pretraživanja koji olakšava pronalaženje dokumenata pomoću ključnih riječi, metapodataka ili drugih kriterija, znatno smanjujući vrijeme potrošeno na traženje informacija.
7. Automatizacija tijeka rada
LaFMS osigurava značajnu automatizaciju tijeka rada, omogućujući stvaranje i upravljanje procesima odobravanja dokumenata na razlicitim lokacijama, gdje god se nalazimo.
8. Skalabilnost
LaFMS je skalabilan sustav, što znači da raste s vašom organizacijom bilo da ste mala ili velika tvrtka. LaFMS je skalabilan i prilagođava se rastu tvrtke. Uvođenjem novih odjela ili proširenjem poslovanja, sustav se prilagođava povećanim potrebama za pohranom i upravljanjem dokumentima.
9. Odnosi s kupcima i dobavljačima
LaFMS pomaže u upravljanju dokumentima koji se odnose na kupce i dobavljače, poboljšavajući komunikaciju i suradnju. Optimizirani odnosi s kupcima i dobavljačima postižu se transparentnošću i učinkovitim upravljanjem dokumentima.
10. Integracija s drugim sustavima
LaFMS se može integrirati s drugim sustavima u organizaciji, kao što su upravljanje odnosima s klijentima (CRM) ili sustavi za planiranje resursa poduzeća (ERP), kako bi se pojednostavnili procesi i stvorila jedinstvena platforma.
11. Ušteda troškova
LaFMS dovodi do uštede troškova smanjenjem troškova papira i skladištenja, poboljšanjem produktivnosti i minimiziranjem rizika od pogrešaka i kršenja usklađenosti.
12. Mobilni pristupi
LaFMS omogućuje pristup i rad s dokumentima s bilo kojeg mjesta i bilo kada.
Najčešće postavljena pitanja
FMS je skraćenica od File Management System. To znači da osim upravljanja dokumentima (DMS) možemo spremati i upravljati svim ostalim digitalnim zapisima poput pdf, word, xls, mp3, mp4, source code..., kao i spremati dokumente na Blockchain.
