LaFMS / DMS - Sustav za upravljanje poslovnim procesima i dokumentima

1. Poboljšana organizacija dokumenata 

Uz LaFMS više nije potrebno pretraživati i spremati ručno papirnatu arhivu po ormarima i registratorima. Sustav vam omogućuje učinkovito organiziranje i kategoriziranje dokumenata, uz jednostavno lociranje i pristup datotekama uz par klikova mišem.  

2. Kontrola verzije dokumenta 

LaFMS može pratiti različite verzije dokumenata, osiguravajući uvijek pristup najnovijoj verziji. Ne samo da prati verzije dokumenata već omogućuje usporedbu različitih verzija. To znači da zaposlenici mogu vidjeti specifične promjene, ažuriranja i doprinose svake verzije.  

3. Sigurnost i kontrola pristupa 

LaFMS sustavi pružaju robusne sigurnosne značajke, uključujući autentifikaciju korisnika, kontrolu pristupa i enkripciju. To znači da se zaštićuju osjetljive informacije i osigurava da samo ovlaštene osobe mogu pristupiti određenim dokumentima.  

4. Sukladnost i revizijski tragovi 

LaFMS pomaže u održavanju usklađenosti s propisima praćenjem promjena dokumenata i pružanjem detaljnih revizijskih tragova, što znači da tvrtka može lako dokazati svoju dosljednost s pravilima i propisima.  

5. Smanjena upotreba papira i ušteda troškova 

Digitalizacijom dokumenata, LaFMS ne smanjuje samo potrebu za tiskanjem papira već i troškove povezane s pohranom fizičkih dokumenata.  

6. Dohvaćanje i pretraživanje dokumenata 

LaFMS sustav ima mogućnosti pretraživanja koji olakšava pronalaženje dokumenata pomoću ključnih riječi, metapodataka ili drugih kriterija, znatno smanjujući vrijeme potrošeno na traženje informacija.  

7. Automatizacija tijeka rada  

LaFMS osigurava značajnu automatizaciju tijeka rada, omogućujući stvaranje i upravljanje procesima odobravanja dokumenata na razlicitim lokacijama, gdje god se nalazimo.  

8. Skalabilnost  

LaFMS je skalabilan sustav, što znači da raste s vašom organizacijom bilo da ste mala ili velika tvrtka. LaFMS je skalabilan i prilagođava se rastu tvrtke. Uvođenjem novih odjela ili proširenjem poslovanja, sustav se prilagođava povećanim potrebama za pohranom i upravljanjem dokumentima. 

9. Odnosi s kupcima i dobavljačima  

LaFMS pomaže u upravljanju dokumentima koji se odnose na kupce i dobavljače, poboljšavajući komunikaciju i suradnju. Optimizirani odnosi s kupcima i dobavljačima postižu se transparentnošću i učinkovitim upravljanjem dokumentima.  

10. Integracija s drugim sustavima  

LaFMS se može integrirati s drugim sustavima u organizaciji, kao što su upravljanje odnosima s klijentima (CRM) ili sustavi za planiranje resursa poduzeća (ERP), kako bi se pojednostavnili procesi i stvorila jedinstvena platforma.  

11. Ušteda troškova  

LaFMS dovodi do uštede troškova smanjenjem troškova papira i skladištenja, poboljšanjem produktivnosti i minimiziranjem rizika od pogrešaka i kršenja usklađenosti.  

12. Mobilni pristupi  

LaFMS omogućuje pristup i rad s dokumentima s bilo kojeg mjesta i bilo kada. 

LaFMS sustav usklađen je s Uredbom o uredskom poslovanju.

Započela je digitalna transformacija državnih uprava u modernu, brzu i funkcionalnu upravu bez suvišnih papira.

Digitalna transformacija donijela je brojne uštede, a osim toga povećala je i transparentnost u radu jer se u svakom trenutku može vidjeti gdje je, koliko dugo i kod koje službene osobe neki dokument bio u obradi i kad je otpremljen stranci.

NN 75/2021, (1415), uredba, 2.7.2021. Programsko rješenje za upravljanje datotekama i procesima, usklađeno s Uredbom o uredskom poslovanju (NN 75/2021) primjena koje je obvezna od 01.01.2023 za tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe s javnim ovlastima (javnopravna tijela). Pročitajte cijelu uredbu: NN 75/2021

LaFMS osigurava:

• Digitalna komunikacija sa državnim sustavima (ZUP IT, SEUP, NIAS)

• Digitalni potpisi i digitalni pečati

• Priprema za digitalnu arhivu

• Jedinstveni identifikator interoperabilnosti pismena

• OCR (Optical Character Recognition) 

• Elektronička otprema akta 

• Digitalni potpis i kvalificirani pečat (AKD i FINA) 

• Mobilna aplikacija za ovjere dokumenata

• Višestruki kanali zaprimanja dokumenata 

• Upravljanje lancima ovjere

• Upravljanje verzijama dokumenata

LaFMS je usklađen sa Zakonom o računovodstvu – likvidatura, st. 7 članka 9

ZAKON O RAČUNOVODSTVU

Likvidatura nije novost, već je uspostavljeni institut unutar računovodstvenog okvira, usmjerena na proknjižavanje uz odgovornost likvidatora, često člana Upravnog odbora. Nakon sveobuhvatne kontrole, likvidator potvrđuje valjanost postupka potpisom ili oznakom, što jasno ukazuje na uspješan proces. Sve u skladu sa Zakonom o računovodstvu, st. 7 članka 9.

LIKVIDATURA I LaFMS

LaFMS je potpuno usklađen sa Zakonom o računovodstvu, st. 7 članka 9, pružajući unaprijeđeni nadzor nad poslovanjem. Ubrzava radne procese, smanjuje pogreške, donosi uštede i olakšava pridržavanje zakonskim odredbama.

Zakon o računovodstvu stavlja odgovornost na poduzetnika ili odabranu osobu, a uz LaFMS postoji i mogućnost kontrole pristupa, osiguravajući da samo ovlaštene osobe mogu pristupiti određenim dokumentima. LaFMS dodatno jača razinu sigurnosti i povjerenja u digitalno upravljanje poslovnim dokumentacijama.

Ključna prednost LaFMS-a je implementacija digitalnih pečata. Digitalni pečati znatno smanjuju vrijeme potrebno za potpisivanje i pečatiranje dokumenata. Ovaj napredak povećava brzinu ovjeravanja, smanjuje mogućnost ljudskih pogrešaka te dodatno jača kvalitetu računovodstvenih procesa.

LaFMS je usklađen s nadolazećom Fiskalizacijom 2.0.

Ministarstvo financija, Porezna uprava je nositelj projekta Fiskalizacija 2.0 - Implementacija sustava za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom e-arhivom te naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a.

Projekt Fiskalizacija 2.0 prema planu aktivnosti završava u prosincu 2024. godine, a njezin krajnji produkt je implementirani sustav za bezgotovinsko plaćanje putem eRačuna s integriranom e-arhivom te naprednog online knjigovodstva u sustavu PDV-a.

U budućnosti će digitalna arhiva biti neizbježna. Porezna uprava imat će informacije u realnom vremenu. Kada se kreira izlazni račun i nakon potvrde, Porezna uprava odmah će znati koja je obveza PDV-a. Isto je i u slučaju dobavljača, te će se tako znati tko ima obvezu ili preplatu PDV-a.

Implementacija seže u sve segmente poslovne suradnje između različitih dionika, neovisno o tome radi li se o suradnji između poslovnih subjekata međusobno ili poslovnoj suradnji s javnim tijelima. Ukratko, digitalne arhive bit će obveza i za B2B.

FMS je skraćenica od File Management System. To znači da osim upravljanja dokumentima (DMS) možemo spremati i upravljati svim ostalim digitalnim zapisima poput pdf, word, xls, mp3, mp4, source code..., kao i spremati dokumente na Blockchain.

LaFMS sustav se licencira prema OIB-u tvrtke. To znači da na tom OIB-u može biti neograničen broj korisnika tvrtke.

Da. LaFMS je integriran s pružateljima certifikata za izdavanje e-Potpisa (FINA i AKD).

Da. LaFMS omogućava protokoliranje dokumenata s bilo kojeg mjesta, neovisno o broju korisnika koji protokoliraju dokumente. 

Da. LaFMS se može integrirati s CRM sustavom.

LaFMS ima mogućnost pretraživanja dokumenata pomoću ključnih riječi, brojeva i metapodataka.